Kundenadressen organisieren

Zusammenfassung: Vorteile einfacher Textdateien bei der Adress-Organisation für kleinere und mittelständische Betriebe. Ein Rolodex aus Text

Immer wieder stellen sich Firmen die Frage, wie sie Adressen organisieren sollen.

Da kommt dann rasch die Datenbank ins Spiel, mit der sich kein Mensch auskennt und die erstmal angelegt werden muss. Möglichst von jemand, die oder der sich auskennt.

So jemanden gibt es in der Firma aber nicht.

Daher weichen viele auf Spreadsheet-Software aus, und wenn Sie jetzt fragen, was das ist, kann ich nur sagen: EXCEL. Andere Spreadsheet-Programme, die viel besser sind wie zB Libre Office, können dasselbe und mehr, aber deren Namen setzen sich im Sprachgebrauch nicht durch. Egal – Sie nehmen also ein Excelprogramm und legen eine Tabelle an. Die ist hässlich und lesefeindlich. Brauchen Sie die Daten daraus in einer Textverarbeitung, müssen Sie erstmal exportieren: das Erzeugen einer Adressliste für Serienbriefe ist umständlich. In der Praxis exportieren die meisten Anwender und Anwenderinnen zeilenweise von Hand.

Übrigens: Excel-Listen kann man ohne Excel nicht lesen. Sie sind komplexe Dokumente und gehen auch mal kaputt, können Viren bekommen (Makroviren) und müssen auf dem Smartphone eben auch erst wieder ein Anzeigeprogramm haben.

Hier hilft ein Griff in die Steinzeit: die TEXT Datei.

Textdateien sind in jedem Betriebssystem allgegenwärtig und darum seit jeher verlässliche Datenspeicher. So ziemlich jedes Programm aus dem Bereich der Datenverarbeitung kann mit ihnen umgehen und greift fast ausnahmslos auf Dateien dieses Typs schon bei der Installation zu. Das TXT Format ist das zeitloseste Format der Computerzeit.

Textdateien sind winzig und können dabei enorme Mengen an Information speichern. Sie belasten den Arbeitsspeicher kaum und können problemlos mehrere Gigabyte groß werden, was zB bei der Darstellung der Zahl Pi oder des menschlichen Genoms eine Rolle spielt. Obendrein lassen sie sich extrem leicht komprimieren, zippen oder crunchen; Textdateien sind spielend leicht konvertierbar; und fast jede Datenausgabe kann in Textformat erfolgen.

Textdateien können nicht von Viren befallen werden, weil das Virus sie zwar verändern oder zerstören kann, aber die Datei selbst kann problemlos aufgerufen werden. Reine Texteditoren sind außerdem viel zu schlicht, um Viren auszuführen: sie haben einfach die Funktion dafür nicht.

Jedes Betriebssystem enthält von Beginn an einfache Programme zum Text-Editieren, einige hervorragende und sehr komfortable gibt es im Internet zum kostenlosen Download.

Textdatei-Formate sind ASCII, ANSI oder UNICODE. Gerade Unicode bleibt im Zeitalter des Internet hyperrelevant, sei es für die Darstellung von HTML, XML oder eben auch TXT als Steuerdateien.

Der größte Vorteil ist allerdings die spielend leichte Durchsuchbarkeit. Textdateien gigantischer Größe können in wenigen Sekunden auf Suchbegriffe hin durchsucht werden.

Wenn Sie all diese Vorteile für Ihre Adress-Speicherung nutzen, entsteht eine Adress-Sammlung von unvergleichlicher Benutzerfreundlichkeit.

Tragen Sie einfach Adressen nacheinander ein, etwa in dem Format

Theo Beispiel
Sowieso-Straße 44
123AB Irgendwo-Stadt

ÄÖ – Niemandsland

Tel. 0000 / 00000

Mobil: 0000 / 000-000-000
E-Mail: theo.beispiel@gibtsnich.xy

Stichworte: Fiktive Firma, Nicht existenter Auftrag, Den gibt es nicht

Warnungen: Zahlt schlecht

Bankverbindung Theo Beispiel: AZ Bank, IBAN: DE xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xx

Die Suche ist so schnell, dass Sie nicht einmal alphabetisch sortieren müssen.

Wenn Sie einen Datensatz verwalten müssen, der so gigantisch ist, dass Sie zB für den Namen „Maier“ 15000 Treffer erhalten würden, stößt Text an seine praktischen Grenzen. Allerdings vergeben Sie auch in Megadatenbanken bei so allgemeinen Begriffen viel Zeit und würden daher auch dort nach ZUSÄTZLICHEN Stichworten suchen, und die können Sie ja, wie gezeigt, einfach dazuschreiben.

Für die „normale“ Anwendung, nämlich die, dass Sie fallweise Einzelkunden nachschlagen müssen, ist das genau wie der klassische Rolodex, mindestens gleichschnell und unendlich viel praktischer. Auch der Ausdruck geht schnell und sicher.

Bevor Sie unter „Adressverwaltung“ viele teure Angebote vergleichen, sollten Sie einfach mal nachdenken. Wie der Hammer ist einfacher Text eine alte und ewig gültige Werkzeug-Idee. Wie der Hammer ist sie überall verfügbar.

Und die Verwendung ist, wie beim Hammer recht problemlos. Damit erfolgreich umzugehen, gelingt nun wirklich beinah jedem, und IHNEN ganz sicher.

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