Gründe, warum die Mails nicht ankommen

E-Mail war vor Jahren eines der besten Medien aller Zeiten.
Leider haben die Sinnlos-Werber, Abzocker und Viren-Chaoten dieses einst sinnvolle Protokoll weitgehend ruiniert.

Gründe, warum Mails Sie nicht erreichen:

Computer des Absenders

Sender-seitig
– Mails werden gar nicht erst versandt. Das kann daran liegen, dass der eigene Virenscanner die Mails stoppt, dass der SMTP-Server nicht korrekt eingetragen wurde, dass die Verbindung nicht funktioniert (Kabelverbindung oder WLAN Verbindung nicht OK), oder an einem schlichten Bedienungsfehler. Sehr häufig ist ein Schreibfehler in der E-Mail-Adresse. Beinahe 100%ig korrekt ist aber die Anzeige im "Versendet-" oder "Gesendet-" Ordner des E-Mail-Clients: ich habe in einem Vierteljahrhundert Computerpraxis nicht erlebt, dass Mails als "versendet" angezeigt wurden, wenn sie nicht wirklich abgeschickt wurden. Wurden sie abgeschickt, aber an eine falsche Adresse, kommt ebenso zuverlässig ein diesbezüglicher Hinweis zurück.

Server: Zwischenstation im Internet

Provider-seitig
Es kann auch sein, dass der Mail-Server (also der Computer Ihrer E-Mail-Firma bzw. Ihres "Providers") die Mail nicht zustellen kann. Das kann an einer fehlerhaften Adresse liegen, an einer technischen Störung, an einem zu großen Attachment (Zustellung verweigert), an einem vollgelaufenen Postfach des Empfängers oder, wiederum, an einer Virus-Problematik. Verweigert das Postfach die ANNAHME, erhält der Absender meist eine Nachricht mit der entsprechenden Information.

Postfach-seitig
Weiter kann Mail, selbst wenn sie zugestellt wurde, GEBLOCKT werden. Zu große Attachments werden verweigert (im Jahre 2015 liegt die Grenze bei ca. 30 MB), falls das Postfach überfüllt ist ("Quota" überschritten), kann neue Mail nicht angenommen werden (Absender wird dann informiert, s.o.). Spamlisten und Virenfilter können die Mail direkt in den Müll verschieben. Hierfür gibt es unterschiedliche Verfahren: entweder wird die Mail direkt in einen Quarantäne-Ordner verschoben, etwa, wenn sie eine eindeutige Virensignatur aufweist. ODER sie wird als eindeutiger Spam (Werbe-Müll) direkt in den Spam-Ordner des Users gedrückt.
Je nach Firma und Einstellung erhält der Adressat eine Nachricht bzgl. der verschobenen oder als "SPAM" markierten Mail. Wegen des ungeheuer großen Spam-Aufkommens wird dies aber in modernen Systemen anders gelöst: ein eigener SPAM-Ordner wird angelegt, den der User selbst zu sichten hat. Gerichte erwarten dies auch vom Benutzer, unabhängig davon, ob dies zeitlich möglich ist oder nicht. Insofern besteht hier eine Gefahr der rechtlichen Verantwortung für zugegangene, aber nicht gelesene Nachrichten.

Computer des Adressaten

Vorgeschaltete Filter: Antivirus-Programm, Spamfilter
Viele Programme filtern den Mailverkehr, ohne dass dies den Nutzern bewusst ist. Beinahe jedes Antivirusprogramm prüft (natürlich) den Mailverkehr, dazu gibt es manche "Schutzprogramme" oder "Software-Firewalls", die das ebenfalls tut. Das ist übrigens eine der wichtigsten Leistungsbremsen für Computer.
Hier ist eine WEITERE Stelle, an der Mails "verschwinden" können, häufig ohne Nachricht an den Nutzer. Dieses "heimliche Fressen" von E-Mails ist vor allem ein Merkmal vieler schlampig gemachter, großartig beworbener "Tuning"-Software.

Probleme im Mail-Client (E-Mail-Programm)
Ihr Mail-Client kann eine Internet-Seite oder ein Programm auf Ihrem Heimcomputer oder Büro-PC sein. Für viele Programme (Outlook, Thunderbird, Eudora, Evolution…) ist dabei eine ganze Liste von Plugins, Erweiterungen oder Add-ons verfügbar, die die "Sicherheit" verbessern sollen. Gelegentlich nistet sich hier auch das standardmäßig installierte Anti-virus-Programm ein, was ebenfalls oft zur Verlangsamung führt.
Dazu haben viele moderne Mailprogramme Filterfunktionen, etwa Blacklists, eigene Spamfilter oder eben nochmals eigene Virenschutz-Funktionen.
Wiederum gilt: meist, aber nicht immer, erhält der Nutzer oder die Nutzerin eine Nachricht über das Blocken der Mail oder darüber, dass sie in einen Unterordner verschoben wurde.

User-Fehler
Das versehentliche Verschieben oder Löschen einer Mail ist ein häufiger, oft unbemerkter Benutzerfehler. Je nach Fall kann die Mail dabei gänzlich aus dem System verschwinden. Dies lässt sich nicht immer zuverlässig rückgängig machen.

Fehler-Vermeidung, Abhilfe, Schutz…
Die sicherste Arbeitsweise ist, auch im Jahre 2015 noch, das POP-Protokoll (Post Office Protocol). Es versucht, das System "E-Mail" möglichst exakt auf die digitale Wirklichkeit abzubilden. Der richtige Umgang damit sieht so aus:

1) Sie führen ein professionelles (kostenpflichtiges) Postfach und warten oder pflegen es selbst. Kostenpflichtige Mail-Accounts oder Postfächer haben meist einen guten und sinnvollen Virenschutz und einen ebenso guten Spamfilter.
2) Sie holen sich jeweils eine Kopie Ihrer Nachrichten mit einem professionellen E-Mail-Client auf Ihren eigenen Büro-PC oder Heimcomputer.
3) Sie schützen Ihren Computer mit professioneller Antiviren-Software. Auch dies kostet leider etwas Geld, lohnt sich aber.

Eine sinnvolle Datensicherung erfasst ganz grundsätzlich auch Ihren Mail-Verkehr. Ihr E-Mail-Verzeichnis muss regelmäßig komplett gesichert werden. Hauptproblem ist beim E-Mail-Programm "Outlook" ein in sinnlose Größen anwachsender "PST-Ordner", der Dimensionen erreichen kann, die die Grenzen des Dateisystems sprengen. Außerdem ist die PST-Datei, die mit jeder neuen Mail wächst und dabei auch noch "verschlüsselt" wird, hoch komplex und geht daher oft und gern kaputt. Dann ist es ein großer Vorteil, die Version der letzten Woche, die noch unbeschädigt war, auf einer externen Festplatte oder einer Netzwerkfestplatte zu haben.

E-Mail ist kein sicheres Protokoll mehr. Geschäftsrelevante Vorgänge sollten daher idealerweise auf mehreren Kanälen stattfinden und zeitnah nachverfolgt werden; eine Mail zu versenden, ist heute mehr eine Hoffnung als eine konkrete Handlung. Wie beim Lotto kann es sein, dass Sie einen Treffer landen – dann erreicht Ihre Nachricht den Empfänger – aber es gibt eben keine Garantie. Ganz sicher sind nur synchrone Protokolle, wie etwa das Telefon. Für geschäftlich wichtige E-Mails ist die "Lesebestätigung" eine sinnvolle Funktion.

Zusammenfassung
E-Mails können beim Adressat, zwischen Servern und beim Empfänger aufgehalten oder falsch abgelegt werden. Meist, aber leider nicht immer, lässt sich der Vorgang rekonstruieren. Wenn man eine Lese-Bestätigung erhalten hat, kann man davon ausgehen, dass die Mail tatsächlich ankam.

Fotos unter freier Lizenz:
http://www.herrliches-ravensburg.de

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s